Man kann grob nach zwei Arten von Aufwendungen unterscheiden. Zum einen nach internen Kosten, wie Büromaterial, Zeitschriften, Briefmarken, Kopierkosten usw., und zum anderen nach externen Kosten, wie Bankgebühren, Transaktionskosten, Steuern usw.. Damit die Ausgaben nicht ausufern, sollten man sich schon vor der Gründung darüber verständigen ob und in welchem Umfang Kosten akzeptiert bzw. erstattet werden. Dies sollte dann auch unmissverständlich im Gesellschaftsvertrag oder in den Versammlungsprotokollen festgehalten werden.

Wenn alle oder mehrere Mitglieder in die Clubarbeit eingebunden sind und Aufgaben übernehmen, erübrigt es sich hierfür Kosten zu berechnen. Auch kann mittels rotierender Funktionen die einseitige Kostenbelastung von Mitgliedern verhindert werden. Unter dem Motto "Jeder ist mal dran" ist auch der persönliche Lerneffekt am größten. Jedoch ist zu überlegen, ob hohes Engagement und hoher Zeitlaufwand einzelner Personen nicht in der ein oder anderen Weise anerkannt werden sollten. Diese Überlegungen sollten in der Gesellschafterversammlung offen diskutiert und von Fall zu Fall entschieden werden.

Je nach Vereinbarung bzw. Beschluss kann die Kostenabrechnung dann per Einzelbeleg, Pauschale, einem bestimmten Prozentsatz vom Vermögen oder einer Kombination hiervon erfolgen. Konkret kann bei Gründung und bei Neueintritt ein fester Betrag jedes Gesellschafters zur Verwaltungskostendeckung vorgesehen werden. Da dieser Betrag in den Kontoständen enthalten ist, muss er bei der Vermögenswertfeststellung (in der Regel am Ende jeden Jahres) um die schon abgerechneten Kosten gekürtzt werden und vom Vermögenswert abgezogen werden. Ist der Betrag aufgebraucht, kann man wieder die nächste Einzahlung für zukünftig entstehende Verwaltungskosten abgrenzen.

Am einfachsten ist es, die Kosten direkt aus dem gemeinsamen Vermögen zu entnehmen und sie wie die Gebühren der Bank oder der Fondgesellschaft in die Wertberechnung miteinfließen zu lassen. Zu den Bewertungsstichtagen oder zum Jahresende wird dann die Gesamtaufwandsquote "TER" (Total Expense Ratio) in Prozent vom Gesamtvermögen ermittelt. Die TER von Wertpapierclubs sollte unter Investmentfonds-Niveau liegen. Grob orientieren kann man sich an der durchschnittlichen TER von Investmentfonds, welche nach Berechnungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistung im letzten Jahr bei 1,27 % gelegen hat.